전시화물은 전시장 반입 마감과 지정 작업 방식, 임시 반입, 전시 후 반환 계획을 함께 설계해야 합니다. 일반 사무실로 보내는 택배와 다른 현장 조건이 있습니다.
행사 지침 확보
주최 측 물류 안내에서 사전 창고와 직접 반입 주소, 부스 번호, 지정 운송·하역 절차를 확인합니다. 행사장 일반 주소만 사용하면 입고가 어려울 수 있습니다.
반입 일정 역산
전시 개장일이 아니라 실제 화물 접수 가능한 날짜와 시간을 기준으로 계획합니다. 통관(세관이 물품과 서류를 확인해 국경을 지나도록 처리하는 절차)과 현지 차량 예약, 현장 대기 시간을 포함합니다.
전시품과 소모품 구분
되가져올 장비와 현장에서 소모·배포할 인쇄물·샘플은 목록을 분리합니다. 임시 반입 절차를 검토할 때 반환 여부가 중요합니다.
철수와 포장재 관리
빈 포장재 보관, 재포장, 전시 후 픽업과 반환 서류를 미리 준비합니다. 행사 종료 후 급히 운송사를 찾으면 현장 마감을 맞추기 어려울 수 있습니다.
실무 예시
장비 한 대와 배포용 샘플을 함께 보내면 각각의 수량과 처리 계획을 나눠 적으세요. 전시가 끝난 뒤 무엇이 돌아오는지 문서로 확인할 수 있어야 합니다.
발송 전 확인 체크리스트
- 행사 물류 지침의 반입 주소·부스·예약·마감을 확인했나요?
- 반환할 장비와 배포·소모할 물품을 별도 목록으로 만들었나요?
- 철수일의 포장재·재포장·픽업·반환 서류를 준비했나요?