상업송장(물품 이름·수량·가격을 적는 거래 서류)은 거래 당사자, 물품의 정확한 설명, 수량, 단가·총액, 통화, 원산지와 발송 목적을 설명하는 통관(세관이 물품과 서류를 확인해 국경을 지나도록 처리하는 절차) 자료입니다. 판매가 아닌 이동도 가격과 목적을 설명할 자료가 필요합니다.
당사자 정보 일치
판매자·구매자와 실제 발송인·수령인이 다르면 각각의 역할을 구분합니다. 회사명과 주소는 운송장(물품의 발송인·수령인·운송 정보를 적은 문서) 및 수입자 등록 정보와 대조해 철자 차이나 누락을 줄입니다.
품명은 구체적으로 작성
Parts 또는 Sample만 적으면 세관이 제품을 판단하기 어렵습니다. 재질·기능·모델·용도를 함께 적고 여러 품목은 행을 나눠 수량과 가격을 연결합니다.
금액과 거래 조건
단가에 수량을 곱한 금액과 총액이 일치하는지 검산합니다. 통화, 운임의 포함 여부, 거래 조건을 명시해 어떤 비용이 상품 가격에 포함됐는지 설명합니다.
최종 포장과 대조
송장의 수량과 패킹리스트(상자마다 무엇이 몇 개 들었는지 적은 목록)·실물 수량을 맞춥니다. 품목을 교체하거나 추가했다면 이전 파일을 재사용하지 말고 변경된 버전으로 모든 당사자에게 전달합니다.
실무 예시
금속 부품 열 개와 플라스틱 커버 두 개를 보내면 한 행의 부품 열두 개로 합치지 않습니다. 재질과 용도가 다른 제품은 구분해 기재하는 편이 검토에 유리합니다.
발송 전 확인 체크리스트
- 품명만으로 재질·기능·모델을 구분할 수 있고 수량·단가가 맞나요?
- 판매자·구매자·수령인 정보와 통화·거래 조건을 빠짐없이 기재했나요?
- 최종 실물 수량과 패킹리스트·송장 버전을 서로 대조했나요?