여러 상자 중 일부만 도착하면 대표 번호와 개별 상자 번호, 발송 수량과 인수 수량을 대조해야 합니다. 분할 운송인지 실제 누락인지 먼저 구분합니다.
개별 조회 확인
동일 발송 건이라도 상자마다 처리 경로와 시각이 다를 수 있습니다. 대표 번호 하나의 상태만 보지 말고 각 번호의 마지막 기록을 확인합니다.
현장 인수 수량 기록
실제 도착한 상자의 라벨과 외관을 사진으로 남기고 인수증 수량과 비교합니다. 수량 차이가 있으면 가능한 한 인수 시점에 기록합니다.
내용물과 상자 연결
패킹리스트(상자마다 무엇이 몇 개 들었는지 적은 목록)로 미도착 상자에 어떤 물품이 있는지 확인합니다. 제품 누락과 상자 미도착은 조사 범위가 다르므로 구분해 설명합니다.
담당자에게 전달할 정보
누락 번호, 수령 완료 번호, 인수일, 수량과 사진을 함께 보냅니다. 이후 추가 도착하면 조사 담당자에게 알려 중복 처리를 줄입니다.
실무 예시
5개 중4개가 도착했다면 미도착 상자 번호와 그 안의 제품 목록을 정리하세요. 전체 운송장(물품의 발송인·수령인·운송 정보를 적은 문서)만 전달하는 것보다 조사 범위를 분명하게 만들 수 있습니다.
발송 전 확인 체크리스트
- 대표 번호와 각 상자 번호의 도착 상태를 따로 확인했나요?
- 현장 인수증의 수량과 실제 수령 수량을 사진으로 대조했나요?
- 미도착 상자의 내용물과 조사 후 추가 도착 여부를 관리하나요?